Présentation de la solution bienvenue.pro : découvrir l’interface, tour d’horizon des différents onglets.

Démonstration d’une session déjà existante.

INSTALLATION 

Créer un compte sur BIENVENUE.pro :

Vous êtes à quelques clics de votre première session d’émargement sur iPad ou d’envoyer votre première campagne d’invitations…

1. Connectez-vous sur www.bienvenue.pro .
2. Sélectionner le bouton ” S’enregistrer ” en haut à gauche pour créer un compte.
3. Choisir votre situation : ” Particulier ” ou ” Société “.
4. Renseigner les différentes rubriques en fonction de votre cas.
5. Nous vous conseillons de conserver en sécurité vos identifiants.

Si vous possédez une licence annuelle ou ponctuelle, vous pouvez obtenir un compte utilisateur supplémentaire. (option payante).

> Obtenir un compte utilisateur supplémentaire.

Si vous avez perdu vos identifiants, nous vous invitons à vous rapprocher de nous.

> Demande de réinitialisation d’identifiants.

Vous pouvez maintenant créer une première session BIENVENUE.PRO.

> Créer une session d’émargement simple sur iPad.

> Créer une session d’envoi d’invitations.

Pour se connecter à son compte bienvenue.pro :

1. Connectez-vous sur www.bienvenue.pro .
2. Sélectionner le bouton “Se connecter ” en haut à gauche pour créer un compte.
3. Renseigner votre Nom d’utilisateur et votre mot de passe.
4. Nous vous conseillons de conserver en sécurité vos identifiants.

Si vous possédez une licence annuelle ou ponctuelle, vous pouvez obtenir un compte utilisateur supplémentaire. (option payante).

> Obtenir un compte utilisateur supplémentaire.

Si vous avez perdu vos identifiants, nous vous invitons à nous contacter.

> Demande de réinitialisation d’identifiants.

Vous pouvez maintenant créer une nouvelle session BIENVENUE.PRO ou ouvrir une session

> Créer une session d’émargement simple sur iPad.

> Créer une session d’envoi d’invitations.

EMARGEMENT SIMPLE OU AVEC ENVOI D’INVITATIONS ?

Lors de la création de votre session, vous devez choisir entre

• EMARGEMENT SIMPLE : sans envoi d’invitation mais avec une liste de personnes attendues
• EMARGEMENT AVEC ENVOI D’INVITATION : vous cherchez à collecter les réponses de vos invités avant l’événement. 
  

  COMMENT INSCRIRE SES INVITES	EMARGEMENT SIMPLE	EMARGEMENT INVITATION
  IMPORTER SON FICHIER INVITE (EXCEL-CSV)	OUI	OUI
  INSCRIRE MANUELLEMENT CHAQUE INVITE	OUI	OUI
  DELEGUER UNE PARTIE DES INVITATIONS	NON	OUI
  ENVOYER UN FORMULAIRE D’INSCRIPTION LIBRE	OUI	OUI
  ENVOYER UNE INVITATION	NON	OUI
  CAPACITE D’ACCUEIL	NON	OUI
  QUESTION D’INVITATION DONT QUOTA	NON	OUI
  REPONSES INVITES	NON	OUI
  MAILS D’INFORMATIONS	NON	OUI

Personnaliser vos invitations en insérant votre logo dans une bannière. Les couleurs principales sont automatiquement détectées et l’application sera habillée à vos couleurs.

La bannière est visible dans l’application ipad et permet de personnaliser l’écran d’accueil .

Dans le menu Paramètre de la session

1. Cliquez sur Personnaliser et importer votre bannière à vos couleurs .
2. Taille requise 1460 X 160px, Format PNG-JPG, 2 MO max.
3. Vous pouvez décocher la bannière si vous ne souhaitez pas la rendre visible sur votre invitation (éditer l’invitation, visuel)

Renseignez-ici les informations pratiques de votre évènement : horaires, plan du lieu, programme de la journée, contact utile…

Cette description apparaitra sur le ticket d’invitation imprimable

Vous pouvez intégrer des liens, des vidéos ou des images.

Dans Paramètre de Session, cliquer sur Description et indiquer les informations pratiques qui serviront le jour j.

Afin de vous faciliter l’organisation de votre évènement, vous pouvez créer des questions qui seront dans votre formulaire d’invitation. Les questions peuvent être ouvertes, fermées , avec réponse libre, case à cocher, choix liste ou à quota…

Ces questions s’affichent sur le formulaire d’inscription , et les réponses visibles au dos de l’invitation papier ainsi que dans l’onglet réponses invités.

Depuis le  monitoring de l’ipad, vous avez accès à toutes les questions et réponses pour vous aider le jour j !

Vous pouvez aussi éditer un rapport des réponses au format excel et utiliser l’outil de suivi traité ou non traité  : seulement  à titre indicatif ,vu que tout le monde ne réponds pas en même temps).

Vous pouvez même rendre obligatoire la réponse à une question ( l’invité ne pourra pas valider son inscription).

Vous pouvez inclure des questions à quota dans le formulaire d’invitation, et proposer à vos invités de participer à des ateliers, conférences, horaires de formation…tout en maitrisant le nombre d’inscrits. Cette option est ajustable, modifiable autant de fois que vous le désirez.

Lorsque le quota est atteint, un message d’avertissement est prévu pour l’invité.

Comment ajouter une question à quota dans son formulaire d’inscription ?

Aller dans PARAMETRES DE SESSION, puis QUESTIONS D INVITATION, CHOISISSEZ TYPE : CHOIX A QUOTA et indiquer le nombre de places. (si la capacité est atteinte l’invité ne pourra pas s’inscrire, il pourra éventuellement choisir un autre créneau disponible).

Limiter le nombre d’inscription à votre événement d’un seul clic !

Dans le menu PARAMETRES SESSION, indiquer à l’aide du menu déroulant, le nombre d’invités que vous souhaitez.

Au delà de la capacité d’accueil, la session affiche un message pour informer l’invité que la session est complète.

Sachez qu’a tout moment, vous pouvez modifier la capacité d’accueil.

Depuis l’onglet événement, suivez grâce aux jauges le remplissage de votre évent :

• le 1er compteur vous permet de suivre le nombre de personnes invités (invitation envoyée)
• le 2nd compteur, le nombre de personne contenu dans votre fichier invité
• le 3ème compteur, le nombre de personne inscrit à votre événement ( personne ayant répondu oui je serais présent)
• le 4ème compteur, le nombre de personne émargée le jour j

SAVE THE DATE – REMERCIEMENTS – INFORMATION COMPLEMENTAIRE AVEC TRI PAR CRITERE 

Envoyer un mail à un ou des groupes entièrement personnalisable grâce à des filtres !

Cette fonctionnalité vous permet en d’envoyer un mail à un groupe défini , le tri peut se faire :

• par statut d’invité ( exemple : seulement aux invités attendus, excusé ou après un événement , qu’aux absents)
• langue ( seulement aux invités parlant anglais)
• seulement aux VIP (il suffit simplement de créer une colonne vip dans votre fichier invités)
• hors liste
• ou tri par champs additionnels (par service, fonction….) Envoyer un mail d’informations complémentaires dédiées  à une catégorie que vous aurez défini dans vos champs additionnels (gestion autonome par choix de colonne : par exemple vous avez créer dans votre fichier une colonne Société, une colonne VIP et une colonne fonction : vous pouvez donc envoyer un mail d’information seulement aux vip de la société X, qui ont la fonction de Directeur…

COMMENT CREER UN MAIL D’INFORMATION

1. Cliquez sur créer un mail d’information
2. Indiquez le sujet du mail et le contenu du mail d’informations ( vous pouvez configurer dans options, l’adresse d’envoi, nom expéditeur et confirmer
3. Retrouvez votre mail dans la liste des mails d’informations, cliquez sur la flèche bleue à droite pour l’envoyer
4. Choisissez dans le menu et confirmer.

   Vous souhaitez filtrer par champs additionnels  ?

   Choisissez la ou les colonnes à filtrer :

   par exemple  vous voulez envoyer un mail en triant par nom de Société : dans champ additionnel cliquer sur le champ société visible dans le menu déroulant et dans société le nom de la société qui vous intéresse, confirmer.

    

   Ci-dessous la fenêtre illustrant le tri par statut, hors liste, langue, vip, champ additionnels 

   

Adresse Email de l’expéditeur

Définissez ici le Nom de l’expéditeur ainsi que l’adresse Email d’envoie.

L’adresse se termine nécessairement par @bienvenue.pro .

Ajouter un document d’information consultable lors de l’émargement ( horaires, salles, trombinoscope). Il sera accessible en un clic dans l’application ipad.

Document pdf uniquement consultable sur l’ipad 5Mo max. Aller sur Paramètre de session, Personnalisation, import PDF.

Lors de la création d’une nouvelle session avec envoi d’invitation ,vous pouvez envoyer votre invitation dans la langue de votre invité.

Si vous souhaitez envoyer l’invitation dans plusieurs langues :

1. Lors de la création de votre session, laisser la langue par défaut (français) et ajoutez dans autres langues, toutes celles souhaitées séparées par une virgule
2. Ajoutez une colonne nommée langue dans votre fichier invité et indiquez la langue souhaitée pour chaque invité
3. Depuis l’onglet Gestion des invitations, plusieurs onglets seront disponibles dans les différentes langues choisies afin que vous puissiez traduire votre invitation (idem pour les questions d’invitations)
4. La réception du mail dans la langue de l’invité dépend de son navigateur et de la langue renseignée : si l’ordinateur de votre invité est en anglais, il recevra l’invitation que vous aurez créer en anglais.
5. Un onglet en haut de l’invitation permet d’obtenir l’invitation en anglais.

Google map intégré, indiquer l’adresse de votre événement dans le menu Paramètres de session, localisation.

Toutes les informations remplies dans le menu Paramètre de session seront visibles au dos de l’invitation.

L’avantage pour l’invité est d’avoir toutes les informations pratiques de l’évènement au dos de son invitation imprimées : plan géolocalisé, programmes de l’évènement,QR CODE pour faciliter son accueil.

Nous imprimons vos badges au format carte de visite en PVC 0,5 mm.
Couleurs, textes et design personnalisables.
Coût en fonction du nombre de badges sur devis – contact@bsoft.fr

Bienvenue.pro vous simplifie l’inscription de vos invités, et vous propose plusieurs modes d’inscriptions utilisables séquentiellement ou simultanément dans une même session.

• importer votre liste invite au format csv

Vous avez une liste de vos invités avec le nom, prénom, ( plus l’email en cas d’envoi d’invitation)

• ajouter un invite manuellement

Créer chaque fiche invité en saisissant toutes les informations nécessaires dans le back-office de l’évènement.

• inscription libre (LIEN DEPUIS VOTRE SITE WEB OU RESEAUX SOCIAUX)

Vous ne connaissez pas l’email des personnes que vous souhaitez inviter ?

Créer un lien d’inscription depuis notre back-office et insérer-le dans votre site web ou vos réseaux sociaux (twitter, Facebook …)

L’avantage pour vous est d’améliorer qualitativement les données, puisque les invités doivent remplir eux-mêmes leurs coordonnées.

La plateforme Bienvenue.pro gère automatiquement les inscriptions et mets à jour la liste invité avec son statut.

• déléguer des invitations

Vous souhaitez que vos collaborateurs invitent leurs clients à un évènement, tout en gardant la main sur leurs réponses etle nombre d’inscrits.

Vous pouvez générer un lien d’inscription libre et l’intégrer dans une Newsletter, un site Web, une campagne de publicité (flyers etc..), ou dans vos réseaux sociaux.

 Il vous permettra, au même titre que les invitations, de gérer le nombre de participants, et même de récupérer des contacts qualifiés.

Depuis l’onglet inscription libre :

1. Générer un lien d’inscription

2. Créer votre message d’invitation

Ce message sera présent en haut de votre inscription libre, vous pouvez mettre une image et/ou du texte.

3. Ajouter des informations (depuis paramètres de l’événement, onglet description)

4.Depuis gestion des invitations , Editer l’invitation et cocher les onglets que vous souhaitez voir 

Vous pouvez ajouter certains éléments :  la bannière, le titre de votre événement, la description et géolocalisation…

exemple de formulaire d’inscription libre

ADRESSE D’ENVOI PERSONNALISABLE : choisissez  le nom d’envoi de votre mail d’invitation par exemple : SEMINAIRE@bienvenue.pro.

VISUEL INVITATION : Affichage ou non des éléments sur votre invitation de la bannière, du titre du mail; de la description

EDITER ET PREVISUALISER : Créer et personnaliser votre invitation ( insérer un lien, changer la couleur du texte…. à l’aide de la barre d’édition), et donner un titre à votre mail.

Prévisualisation du mail d’invitation avec demande de réponse (bannière ou logo en entête,  nom de la session, nom de l’invité,  texte d’invitation). 

Le nombre maximum est de 255 caractères. Cependant, pour un affichage optimal nous vous conseillons de ne pas excéder 100 caractères.

Utiliser votre contenu html en copiant le code source dans notre éditeur

Envoyer l’invitation avec relance conditionnelle :

Relancer vos invités en un clic en fonction de leur statut ( invitation non envoyée, invitation sans réponse, relancer tous les invités)

Exemple : vous pouvez faire un premier envoi, importer de nouveaux invités et n’envoyer l’invitation qu’au personne ne l’ayant pas encore reçu.

PROCEDURE EVENEMENT PAYANT

1/ Cliquez sur l’onglet Gestion des invitations, Editez l’invitation, inscrivez le nom et l’ adresse d’envoi, cliquez sur suivant.
2/ Choisissez le prix invité dans invitation payante
3/ Inscrivez le prix pour les accompagnants et indiquez dessous les différents tarifs avec le détail.

IMPORT CSV

Pour sécurisé les invitations, il est possible de cacher le lien du ticket sur l’invitation web. Si cette option est activée , les invités ne peuvent plus télécharger l’invitation lors de leurs inscriptions.

Le réglage se fait dans les paramètres.

Vous souhaitez déléguer une partie des inscriptions ? Attribuer à chaque délégué un nombre d’invitation tout en gardant la main sur les inscrits et leurs réponses aux questions d’invitations.

Comment procéder ?

Choisissez un déléguer et permettez lui d’envoyer votre invitation à un nombre d’invité que vous aurez déterminé.

1.Le délégué recoit une invitation avec une liste et un nombre d’invité à remplir  (nom, prénom, email) et il peut ajouter un message à destination des invités:

2. Les invités via un délégué reçoivent votre invitation identique à vos propres invités…,

3. Toutes les inscriptions via un délégué seront récoltées dans la plateforme, et un statut leur sera automatiquement attribué (attendu, excusé, invitation envoyée..).

(excusé s’il répond non, ou invitation envoyé si pas de réponse de sa part : voir tracking email pour suivi des envois d’emails).

Depuis l’onglet délégation, vous pouvez relancer les délégués ou voir les personnes inscrites grâce à lui.

STATUT DES INVITES 

Après avoir importé votre fichier csv dans la plateforme bienvenue, un statut est automatiquement attribué à chaque invité.

Si votre session est en émargement simple :

1. Vos invités auront le statut attendu
2. Le jour de l’émargement, vous récupérerez dans le rapport après clôture : les présents et absents.

Si votre session est avec envoi d’invitation :

1. les invités ont tous un statut invitation non envoyé,
2. Puis une fois que vous aurez envoyé l’invitation invitation envoyé
3. Les personnes ayant répondu oui auront le statut attendu
4. Les personnes ayant répondu non auront le statut excusé
5. Il faudra donc utiliser la relance conditionnelle : outil très simple renvoyé l’invitation à ceux qui n’ont pas répondu

ASTUCES : En un clin d’œil vous suivez le statut de vos invités : vous pouvez trier en cliquant sur statuts (entête)

vous pouvez alors effectuer des actions d’envois de mail / relances en fonction des réponses et  ainsi envoyer  des mails d’information aux catégories de votre choix.

COMMENT CREER SON FICHIER AVANT IMPORTATION 

• Créez un tableau sous votre tableur habituel (Excel, Numbers….)
• Le nom de vos colonnes doit figurer en première ligne de votre tableau.
• Chaque invité correspond à une ligne de votre tableau.

En cliquant dans l’onglet INVITES, vous accédez à la liste complète des invités. Dans Actions, face à un nom d’invité vous accédez à EDITER UN INVITE.

Alertes SMS

Vous souhaitez être alerté de l’arrivée d’un invité ?

Configurer l’alerte SMS en copiant les colonnes alertes (v.ci-dessous) dans votre tableau excel.

Dès que la personne sera émargée vous recevez une alerte (de base NOM + heure d’arrivée message par défaut ou à personnaliser depuis la colonne alerte texte sms).

Les alertes peuvent  aussi se configurer manuellement depuis la plateforme web (cliquer à droite de votre invité et configurer l’alerte).

Vous avez besoin de prouver la présence des participants ?
Demandez aux invités d’apposer leur signature manuscrite directement sur la tablette avec leur index ou un stylet.
Les signatures sont enregistrées avec un horodatée et une géolocalisation.
Elles seront exportées dans le rapport d’émargement après l’événement depuis votre compte.

Pour clôturer votre session afin de récupérer vos statistiques et rapports détaillés de votre événement. (format excel, csv et pdf)

Cliquer dans ACTIONS, CLOTURER L’EVENEMENT, EXPORT CSV ET RAPPORT INVITES.

Export CSV et PDF

Export en format .CSV éditable sur un logitiel de tableur tel que Excel. ATTENTION choisissez le bon format (Windows ou UTF8 pour Mac).

Export en format .PDF pour une lecture rapide et graphique.

Votre rapport d’émargement peut être téléchargé en 2 formats :

– PDF pour une lecture rapide et graphique ;

– CSV afin de l’éditer sur EXCEL

Pour cela :

1) Sélectionnez la session dont vous souhaitez obtenir le rapport ;

2) Onglet “ACTION” – Clôturer votre événement.

3) Onglet “INVITÉ” – Rapport d’émargement.

Voici une vidéo exemple :

Cliquer sur le lien pour voir la vidéo : EXPORT CSV BIENVENUE

PRESENTATION BREVE DES CHOIX DE SESSIONS : EMARGEMENT SIMPLE OU EMARGEMENT AVEC INVITATIONS;

Créer son compte, se connecter sur bienvenue.pro

paramètre de session : nom, date, choix options (alertes, signature)

personnaliser sa session : bannière et pdf

solution vendue sous forme de service à partir de 249 euros à l’unité ou licence annuelle contactez-nous

import fichier excel, champs additionnels requis ou caché.

Personnaliser sa session en Emargement simple : paramétrer sa session,nom, ajouter un invité manuellement ou

Importer un fichier csv avec Rapport d’importation : détection d’erreur et duplicata